L’indispensable cahier des charges

Tout le monde s’accorde sur le fait que, lorsqu’on crée une entreprise, le business plan est une étape préalable indispensable. Dans la même ligne, tout nouveau projet dans l’entreprise se doit d’avoir une « bible », un document de référence auquel se référer pendant toute la mise en place du projet et aussi au moment des évaluations de la solution développée.

Le cahier des charges permet ainsi de mieux maîtriser le processus de développement du projet web ou de la solution logicielle à implémenter. En maîtrisant mieux le processus, l’entreprise limite les risques d’erreur, de dépassement de budget (53% des cas selon l’étude Chaos), les délais non respectés, voire les projets jamais aboutis (31% des projets). Seuls, 16% des projets informatiques arrivent en temps et en heure.

Que vous réalisiez le cahier des charges de votre projet web ou informatique en interne ou que vous fassiez appel à un consultant, les grandes étapes restent les mêmes. L’avantage d’outsourcer le cahier des charges est de bénéficier d’un regard extérieur et objectif, qui mettra le projet au coeur du débat et ne privilégiera pas un département par rapport à un autre.

La définition du projet

La définition du projet doit être la plus précise possible. Il est possible que cela prenne du temps mais chaque mot y est important afin de ne pas laisser place à l’ambiguïté ou à l’interprétation. Ce n’est donc pas du temps perdu, bien au contraire, plus votre but sera clair et bien défini plus vous augmenter vos chances d’aboutir au résultat attendu.

On y trouvera la situation actuelle, les buts du projet: pour qui? pour quoi? pourquoi?, on y trouvera aussi une présentation de l’équipe projet: le sponsor, le chef de projet, les différents membres du groupe de travail avec leurs tâches et responsabilités respectives dans l’entreprise et dans le projet.

L’analyse de l’existant

Il s’agit ici de faire un inventaire non seulement des flux internes et externes à l’entreprise, mais aussi de valoriser l’expérience qui aurait déjà été acquise lors de la réalisation de projets antérieurs. Quels sont les enseignements que vous avez tirés de ces expériences passées? Quelles sont les erreurs à ne plus commettre? Quels sont les points de contrôle que vous jugez indispensable (pour le choix du prestataire? pour le choix de la solution? …)

Exigences fonctionnelles et non fonctionnelles

Dans ce chapitre, vous décrirez de façon détaillée chaque exigence fonctionnelle et non fonctionnelle liée au projet. Et cela produit par produit. Si votre projet informatique comporte par exemple un site internet et un CRM, et si vous voulez créer des ponts entre les deux produits, il vous faudra tout spécifier. Parfois, nous dirons même souvent, les schémas sont d’une grande aide pour ce chapitre. N’hésitez pas à en user et abuser.

Le but est de permettre au futur prestataire de comprendre et d’intégrer vos besoins, pour ensuite les traduire dans sa solution de la façon la plus intelligente possible pour l’usage que vous avez définit.

Pensez toujours qu’une solution informatique doit être évolutive;

• Exigences fonctionnelles: encodage des données ou du contenu, ajout de page (pour un site web), partage des données encodées, gestion des utilisateurs, …
• Exigences non fonctionnelles: les formations, les solutions d’hébergement, la mise en réseau de la solution, …

Le calendrier de développement

Il ne s’agit pas ici de prévoir quelques dates butoirs. Le calendrier va plus loin et permet de définir qui fait quoi et pour quand. Le chef de projet et toute l’équipe projet possède ainsi une idée bien définie des grandes étapes et du rôle de chacun dans la réalisation de chacune de ces étapes.

Dans le calendrier (généralement présenté dans un tableau ou un fichier xcell) il est tout aussi intéressant, au moins pour le chef de projet et le sponsor, de prévoir une colonne avec les ressources allouées au départ et celles qui ont été réellement utilisées. Tout en prévoyant un système d’alarme quand le dépassement est trop important.

 Le budget

Cela peut paraître élémentaire mais le budget doit être réaliste. Avec une fourchette entre le minimum et le maximum et des points d’alerte quand le maximum est atteint afin de pouvoir diminuer les postes suivants si nécessaires ou trouver de nouvelles ressources pour terminer le projet.

Pensez aussi aux coûts cachés. Ainsi dans un projet web on ne réalise pas toujours qu’archiver des documents pdf ou des documents photos peut vite alourdir la facture de l’hébergeur. Toujours dans un site web, utiliser des documents soumis au droit d’auteur sans autorisation peut aussi générer des frais pour votre entreprise sous forme d’amende. Les pannes de serveur et l’intervention de techniciens en urgence doivent aussi être envisagés. Ou encore savoir à combien vous évaluez la perte de certaines données… Ceci est une liste non exhaustive, chaque société ayant ses spécificités.